Un workflow di recall e una sequenza predefinita di azioni che il sistema esegue automaticamente per ricontattare un cliente. Pensalo come una catena di montaggio digitale: ogni passo e programmato, ogni decisione e automatica, ogni risultato e tracciato. Il workflow elimina l'improvvisazione dai richiami e li trasforma in un processo ripetibile e scalabile.
Anatomia di un Workflow di Recall
Ogni workflow di recall e composto da quattro elementi:
1. Trigger (Innesco)
L'evento che avvia il workflow. Puo essere temporale ("6 mesi dall'ultima visita"), basato su una scadenza ("contratto in scadenza tra 30 giorni"), comportamentale ("il cliente ha aperto l'ultima email ma non ha prenotato") o manuale ("l'operatore inserisce il cliente nel workflow").
2. Azioni
Le attivita che il sistema esegue: inviare un messaggio WhatsApp, spedire una email, pianificare una telefonata, aggiornare il CRM, creare un promemoria per l'operatore.
3. Condizioni (Logica If/Then)
Le regole che determinano il percorso del workflow. "Se il cliente risponde, fermati. Se non risponde entro 3 giorni, passa al canale successivo. Se il cliente risponde negativamente, segnala al responsabile."
4. Tempi di Attesa
I ritardi programmati tra un'azione e l'altra. "Attendi 3 giorni prima del secondo tentativo." "Attendi 24 ore dopo la prenotazione per inviare il promemoria."
5 Workflow di Recall Pronti all'Uso
Workflow 1: Recall Periodico Standard
Per attivita con visite a cadenza regolare (dentisti, parrucchieri, meccanici):
- Trigger: X mesi dall'ultima visita
- Giorno 0: WhatsApp con link prenotazione
- Giorno 3: SMS se nessuna risposta
- Giorno 7: telefonata
- Giorno 14: email con incentivo
- Condizione di uscita: prenotazione effettuata o 4 tentativi completati
Workflow 2: Recall Scadenza Contrattuale
Per professionisti con contratti a termine (consulenti, assicuratori, commercialisti):
- Trigger: 60 giorni prima della scadenza
- Giorno 0: email informativa con riepilogo del contratto
- Giorno 14: WhatsApp per proporre incontro di rinnovo
- Giorno 30: telefonata diretta del consulente di riferimento
- Giorno 45: ultima email con condizioni speciali per il rinnovo anticipato
- Condizione di uscita: rinnovo confermato o scadenza raggiunta
Workflow 3: Recall Post-Trattamento
Per il follow-up dopo un intervento o trattamento importante:
- Trigger: completamento del trattamento
- Giorno 1: SMS di cortesia ("Come sta dopo il trattamento?")
- Giorno 7: telefonata di follow-up per verificare il decorso
- Giorno 30: WhatsApp per proporre il controllo post-trattamento
- Giorno 90: recall per il controllo trimestrale
Workflow 4: Recall Riattivazione Cliente Dormiente
Per risvegliare clienti che non tornano da oltre 12 mesi:
- Trigger: 12 mesi senza interazione
- Giorno 0: email personalizzata "Ci manchi" con offerta di rientro
- Giorno 5: WhatsApp con tono amichevole e proposta concreta
- Giorno 10: telefonata dal professionista (non dalla segreteria) per un tocco personale
- Giorno 20: ultimo tentativo con offerta significativa (sconto, omaggio, servizio gratuito)
- Giorno 21: se nessuna risposta, classificare come "inattivo" e sospendere i recall per 6 mesi
Workflow 5: Recall Stagionale
Per attivita con prodotti o servizi legati alle stagioni:
- Trigger: data fissa (es. 1 marzo per la stagione primaverile)
- Giorno 0: email con anteprima della nuova stagione/collezione
- Giorno 7: WhatsApp con offerta early bird
- Giorno 14: SMS con scadenza dell'offerta
- Giorno 21: ultimo promemoria
Come Costruire il Tuo Workflow Personalizzato
Step 1: Identifica il Caso d'Uso
Qual e lo scenario specifico della tua attivita? Controlli periodici, rinnovi, follow-up, riattivazione? Ogni scenario richiede un workflow diverso.
Step 2: Disegna il Flusso
Su carta o con uno strumento visuale, disegna la sequenza: trigger, azioni, condizioni, tempi. Il visual builder di RecallAI permette di costruire workflow trascinando blocchi.
Step 3: Prepara i Contenuti
Per ogni azione del workflow, prepara il messaggio. Usa variabili dinamiche per la personalizzazione: nome, ultimo servizio, data, professionista. Prepara almeno 2 versioni per A/B testing.
Step 4: Testa su un Campione
Non lanciare il workflow su tutta la base. Testalo su un campione di 50-100 contatti e verifica che ogni passaggio funzioni come previsto.
Step 5: Lancia e Monitora
Una volta validato, attiva il workflow su tutta la base. Monitora le metriche di ogni fase: tasso di contatto, engagement, conversione. Il Motore AI Proprietario RecallAI mostra in tempo reale le performance di ogni workflow.
Step 6: Ottimizza
Dopo 30 giorni, analizza i dati. Quale canale converte meglio? Qual e il tempo di attesa ottimale? Quale messaggio genera piu engagement? Modifica il workflow in base ai dati e ripeti il ciclo.
Errori Comuni nei Workflow di Recall
- Troppi passaggi: un workflow con 8-10 azioni stanca il cliente. 3-4 passaggi sono sufficienti
- Tempi troppo ravvicinati: 2 messaggi in 24 ore irritano. Distanzia i tentativi di almeno 48 ore
- Nessuna condizione di uscita: se il cliente ha prenotato, il workflow deve fermarsi immediatamente
- Messaggi identici: ogni passaggio deve avere un messaggio diverso, con un angolo comunicativo nuovo
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